In een rustige fictieve stad genaamd Havenburg, waar de straten werden omlijst door historische gebouwen en de gemeenschap hecht en levendig was, begon een nieuwe medewerker genaamd Chantal aan haar functie bij de gemeente. Met haar frisse energie en verlangen om een positieve impact te hebben, stapte Chantal vol enthousiasme in haar rol als beleidsmedewerker op de afdeling Stadsontwikkeling.
De eerste dagen: Een wereld ontdekken
In haar eerste dagen verkende Chantal de gangen van het gemeentehuis en maakte ze kennis met haar collega’s. Ze besefte al snel dat communicatie van vitaal belang was voor het goed functioneren van de gemeentelijke organisatie. Tijdens een van de oriëntatiesessies werd Chantal geintroduceerd in de ‘Tien Communicatiegeboden’, een set richtlijnen die de sleutel vormden tot succesvolle interacties binnen de organisatie.
Gebod 1 Afzender van het bericht: Controleer de legitimiteit
Chantal raakte bekend met dit gebod toen ze een e-mail ontving van een onbekende afzender met belangrijke informatie. In plaats van onmiddellijk te reageren, controleerde ze de afzender om er zeker van te zijn dat het bericht legitiem was. Dit vermijden van impulsieve acties leerde haar waardevolle lessen over waakzaamheid en het belang van betrouwbare bronnen.
Gebod 5 Informerend: Weet ik voldoende om mijn werk goed te doen?
Naarmate Chantal dieper dook in haar werkzaamheden, realiseerde ze zich dat ze bepaalde informatie nodig had om haar taken goed uit te voeren. Ze maakte er een gewoonte van om proactief vragen te stellen aan haar collega’s en superieuren om een duidelijk begrip te krijgen van de verwachtingen en doelen van haar afdeling. Deze aanpak hielp haar om met vertrouwen en efficiëntie te werken.
Gebod 8 Mogelijk: Kan er op het werk gecommuniceerd worden?
In de nasleep van de pandemie werden veel vergaderingen en interacties virtueel gehouden. Chantal merkte op dat sommige collega’s hier moeite mee hadden. Ze besloot workshops te organiseren waarin ze haar collega’s bekend maakte met verschillende communicatietools en hen leerde hoe ze effectief virtuele vergaderingen konden leiden. Dit droeg bij aan een soepelere samenwerking binnen de afdeling.
Gebod 10 Open: Communiceert helder en transparant
Tijdens een stadsvergadering merkte Chantal op dat sommige bewoners verward waren over een voorgestelde verandering in het lokale parkeerbeleid. Ze besloot de situatie aan te pakken door een heldere en transparante uitleg te geven tijdens een openbare bijeenkomst. Dit creëerde begrip en verminderde verwarring, wat resulteerde in een positieve reactie van de gemeenschap.
Het samenkomen van de geboden
Na maanden van inzet en toepassing van de Communicatiegeboden begon Chantal de vruchten van haar inspanningen te zien. Ze merkte op dat de communicatie binnen haar afdeling verbeterde, dat projecten soepeler verliepen en dat de gemeenschap meer vertrouwen kreeg in de besluitvorming van de gemeente.
Deze nieuwe medewerker in de gemeentelijke organisatie liet zien hoe de Tien Communicatiegeboden niet alleen richtlijnen zijn, maar ook concrete instrumenten voor verbeterde communicatie en betere samenwerking.